Проблемы с подменой смен в государственной службе - необходимость объяснений и возможные последствия

Я осуществляю трудовую деятельность в гос. службе, график работы 2 х 2 (2 дня в день, 2 дня выходных, 2 дня в ночь). В связи с личными обстоятельствами с сотрудником, которым по часам у нас всё одинаково, квалификация одинаковая, выполняем одну и ту же работу, предложил ему подмениться сменами, на тот момент он работал в день, я должен был в ночь, попросив отработать за меня ночную смену (тем самым остаться еще и в ночь, он заступил на сутки), под предлогом якобы следующие сутки отработаю в полном объеме я (его и свою смену), он согласился. Т.к в настоящий момент в нашем отделении, отсутствует командир нашего подразделения, так же его заместитель и вообще непонятно кто руководит нами (конечно кроме самого начальника ОВД, который четко и ясно дал понять, что к нему ни с какими вопросами личный состав не должен обращаться, все решать через своих командиров), то кроме как предупредить ответственного по подразделению заступившего на сутки о замене просто физически было не возможно, на что он не возразил. Так же в журнале дежурств за несколько дней была внесена наша подмена. Теперь же, начальник ОВД требует с нас письменных объяснений (на каких основаниях мы, поменялись сменами кто вообще нам на это дал право). Сейчас мне хотят влепить выговор и уволить, что делать, как грамотно отписать объяснение?