Правильное оформление документов для выдачи денежных средств в подотчет.

С работником, который берет под отчет денежные средства должен быть заключен договор о материальной ответственности, обязанности, связанные с оборотом материальны ценностей указаны в должностной инструкции. Выдача денег осуществляется по расходному кассовому ордеру.

1. Проверьте, нет ли у работника задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных, срок отчета по которой уже наступил. Если такая задолженность есть, деньги под отчет выдавать нельзя.

2. Получите от работника заявление о выдаче денег под отчет. Оно должно содержать:

- сумму, которую надо выдать под отчет;

- срок, на который выдаются деньги;

- подпись руководителя организации (иного лица, уполномоченного подписывать заявления о выдаче денег под отчет доверенностью);

- дату подписания заявления.

3. Оформите расходный кассовый ордер (РКО) по форме N КО-2, который должен подписать главный бухгалтер организации (иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью, выданной руководителем организации) .

4. После того как работник поставит свою подпись на РКО, кассир (работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), а если его нет - руководитель организации выдает работнику деньги из кассы и подписывает РКО.