Как должно выглядить и называться это письмо, либо пакет документов (от фонда в администрацию)

Вопрос о кап ремонте. Являюсь старшей по дому. Стоял на дом в программе кап ремонта на 2018 (ремонт фасада), два дня назад узнали что ремонт дома перенесли на 2019 год по постанавлению администрации, в связи с тем что решение собственников не предоставлено в течении трех месяцев по предложению фонда (от 02.06.2017). НО!протокол решения есть, было предоставлено (12.06.2017), есть входящий номер (сопроводительное письмо с вх № на руках), протокол просто был утерян фондом кап ремонта. Один нюанс протокол оформлен раньше (04.05.2017), чем поступило предложение от фонда (от 02.06.17) попросту говоря голосовали за кап ремонт, в графу где сумма сметы заполнили уже после поступления предложения., так по крайней мере управляйка сказала можно делать, и более того, по такому протоколу в прошлом году исделан кап ремонт в доме напротив. Комитет ЖКХ говорит что может вернуть наш дом в программу в этом году если от фонда кап ремонта им придет письмо что нас перенесли по технической ошибке.

Вопрос:

1. как должно выглядить и называться это письмо, либо пакет документов (от фонда в администрацию) о том что протокол решения все таки был и нашелся, можно ли где то взять образец этого письма.

2. нужно ли менять сроки в протоколе решения собственников, чтобы он был после поступления предложения от фонда кап ремонта, либо можно оставить его более ранним числом.