Проблемы с льготным проездом в Росгвардии - что делать и как регламентируются подобные ситуации?

У моей супруги возникла проблема. Она работает на пульте ПЦО Росгвардии в должности дежурного пульта, но она не служащая, а вольнонаемный работник. В прошлом году собрались поехать в отпуск и так как у супруги есть лготный проезд и так же может провезти с собой членов семьи. Перед началом отпуска сделала заявку на предоставление денежных средств, что бы приобрести авиобилеты для 2-х детей, а супругу я провозил бесплатно от своей работы. Соответственно супруги деньги были предоставлены на работе и так же предоставили справку, что она не пользовалась проездом в отпуск в росгвардии. Данную справку я предоставил у себя на оаботе, что бы супругу провести бесплатно. Далее мы предостпвили копии авиобилетов в росгвардию и ни кто ничего не сказал. Находясь в отпуске, моей супруге перечислили вторую часть денежных средств за покупку билетов на детей, так как вторую часть денег за билеты мы оплачивали со своих денег. В отпуск мы ездили в августе 2018 г. По прибытию с отпуска нами были предостаалены посадочные билеты в бухгалтерию Росгвардии. Вопросов ни каких не возникало, все было нормально. Прошел месяц и в октябре работники бухгалтерии пояснили, что моя супруга должна вернут за проезд, за одного ребенка, так как она должна была провезди одного ребенка и себя по льготному проезду. Сумма не маленьная получается. Просто за предыдущие года, когда ездили в отпуска точно так же провозили детей и ни каких проблем не было. Самое интересное на данный момент главный бухгальер Росгвардии не может пояснить чем мотивирует данный высчет с моей супруги, не ознокомила с приказом, а так же не придупредила, что наши действия были не правильными. Подскажите, что делать и чем всетаки регламинтируютя данные ситации в Росгвардии? Так как нас ни кто не уведомил. И стоит нам возвращать данные денги. Подскажите пожйлуста. Так как предыдущие поездки были офециально проведены по бухгалтерии и ни каких притензий не было. А теперь не знаем, что делать.