Специалист по закупкам столкнулся с проблемой при заключении договоров в электронной форме из-за требования бухгалтерии подписать договор на бумажном носителе.

19.03.2020, 17:06

• г. Омск

В нашем учреждении возникла серьезная проблема с договорами заключенными в электронной форме. Специалист по закупкам получив заявку на приобретение товара для нужд учреждения размещает извещение в электронном магазине. Заявка согласована с техническими службами, с главным бухгалтером, виза директора на размещение и заключение договора по итогам процедуры.

По итогам закупки с поставщиком заключается договор на площадке в электронной форме. В выгруженном с площадки договора присутствует информация о подписантах и ЭЦП. Выгруженный договор размещается в ГИС и направляется в бухгалтерию для дальнейшей обработки.

Но главный бухгалтер не признает договор, подписанный в эл. форме, хотя договор уже находится у них в системе. Требует подписать на бумажном носителе. После продолжительных объяснений пошла на уступки. Директор создал приказ о том, что в целях организации документооборота с бухгалтерией специалист по закупкам должен выгрузить заключенный договор - завизировать каждый лист "КОПИЯ ВЕРНА" - указать свою должность - подпись - расшифровку подписи - и предоставить в БУХГАЛТЕРИЮ. Не исполнив эти распоряжения по приказу оплата по договору выполнятся не будет.

Мой вопрос: Как объяснить руководству о неправомерности их действий, специалист по закупкам исчерпал весь запас своих доводов и аргументов.

Если бы услышала эту историю от посторонних людей, никогда бы не поверила.

Спасибо за ответ.

Читать ответы (2)

Специалист по закупкам
Заключение договора
Неправомерность действий

Ответы на вопрос (2):

Юрист

Старостин Н.В. 4.8

19.03.2020, 17:29,

г. Москва

По закону усиленная квалифицированная электронная подпись достаточна, а созданный с ее помощью документ равнозначен документу на бумажном носителе.

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) "Об электронной подписи".

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Поэтому требования бумажных распечаток с заверительной подписью сотрудников избыточны, а их отсутствие не может быть основанием для задержки оплаты, и может повлечь обязанность уплаты пени и возмещения убытков организацией.

Бухгалтер не вправе требовать бумажную распечатку договора для того, чтобы принять операции по договору к учету, такое условие не предусмотрено законом о бухучете.

За издание незаконного приказа директор может быть привлечен к дисциплинарной и материальной ответственности.

Спросить