1 --- правомерен ли данный зачет денежных средств?

У моей фирмы имеет договор поставки с некоторой фирмы типовой договор в кратце обьясню занимаюсь продуктами питания мне прислали претензию на сумму мотивируя тем что я не выполнил обязательства договора поставки и требуют уплатить 5% от стоимости партии товара... по договру у меня 2 дня после подтверждения заказа на поставку товара

Получилось след образом я получаю заказ от этой фирмы подтверждаю его это было где то в пятницу в 15 00 но я не смог получить санитарно-эпидемиологическое заключение в связи с зтим в 18 00 я пишу им что не могу поставить товар так как не получено это заключение проходит неделя и они пишут претензию на взыскание не устойки я обьясняю что я уведомил заранее о непоставки по не зависящим от меня обстоятельствам они мне отвечают что вы уведомление прислали 18 00 а мы работаем до 17 30 и ваше уведомление о непоставке не было принято.. далее они мне присылают уведомление о зачете встречных требований по ст 410 ГК РФ и в одностороннем порядке взыскивают с меня сумму предьявленную в претензии... собственно вопрос?

1 --- правомерен ли данный зачет денежных средств? (на сколько я знаю данный зачет может только при согласии 2 х сторон или на основании решения суда) и чем мотивировать не правомерность

2 --- как написать ответную претензию?. я ведь не виноват в непоставки. Тем более я их уведомил о непоставке.