Архивное дело. Хранение корреспонденции. Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) от 31 июля 2023 г. №77 "

349₽ VIP

Здравствуйте, ЕВГЕНИЙ !

В данном Вашем случае, да в целом правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293.

И Приказ Федерального архивного агентств от 22 мая 2019 года N 71 Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления является действующим. Но действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Сама организация по истечению срока хранения может уничтожить данные дела. И то, что можно сформировать в дела не подшивая их в папках скоросшивателях, без нумерации листов, то в законодательстве нигде прямо об этом не оговорено.

Рад был помочь!

По общему правилу, законодательство РФ не обязывает организации придерживаться строгих форматов хранения документов с коротким сроком хранения (до 10 лет).

Действительно, рекомендуется формировать документы в удобное подразделение, минуя сложную обработку (подшивку, нумерацию и пр.).

Однако отсутствие прямого указания в законе не означает автоматическое одобрение практики. Организация может самостоятельно разработать внутренние инструкции по работе с такими документами, устанавливая удобный порядок хранения.

Прямо не запрещено хранение документов без подшивки и нумерации, советуем поддерживаться систематизированному порядку, чтобы облегчить последующий поиск и уничтожение документов.

Если внутренний регламент в Вашей организации допускает обратное размещение («ответ—запрос»), это не противоречит действующему законодательству РФ.

Здесь главное, чтобы документация обеспечивала доступность и понятность при дальнейшем обращении.

Следует четко и точно сформулировать внутренние правила в локальных актах предприятия, чтобы избежать разночтений среди сотрудников.

Опись представляет собой перечень документов, включённых в дело.

Формирование описи связано с процедурой сдачи дел в архив, но если документы хранятся непосредственно в подразделениях и не подлежат передаче в архив, составление описи необязательно. Тем не менее, рекомендуется вести каталогизацию или инвентарный контроль электронных файлов для удобства последующей обработки и утилизации.

Используйте функциональные возможности СЭД для автоматической фиксации состава документов и предотвращения потери важных материалов.

Организация вправе самостоятельно организовать уничтожение документов, если это предусмотрено внутренними правилами. Проще говоря, рганизация обязана обеспечить надлежащую охрану конфиденциальной информации и безопасность процесса уничтожения.

Разработайте внутренний акт о порядке уничтожения документов, предусмотрите методы удаления (физическое уничтожение бумаги, удаление цифровых файлов и т.д.) и ведите журнал регистрации операций по уничтожению.

Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 действует, но на коммерческие организации не имеет распространения.

- см. Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»

www.consultant.ru

www.consultant.ru

Здравствуйте Евгений

На текущий день действует

Приказ Росархива от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления" раздел

III. Организация документооборота

В соответствии с п.3.2 данного Приказа : Электронный документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД.

Информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли с составлением акта

___

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.."

В соответствии с п.47 данного порядка : Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 31 Правил.

___

В соответствии с п.50, 51

Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской.."

Документы подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.

___

Формируются документы- вначале запрос , потом ответ

___

62. Архивные документы передаются на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по описям дел, документов, описям электронных документов, составленным в структурных подразделениях (рекомендуемые образцы приведены в приложениях N 7 и N 8 к Правилам).

Исходя из вышеизложенного :

1. Документы которые не передаются в архив (срок хранения до 10 лет) должны быть подшиты с указанием нумерации страниц

2. Если будет формирование ответ потом запрос - не нарушение

3. Опись документов обязательна при передачи в архив

4. Для уничтожения документов срок которых истек - составляется акт

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22 мая 2019 г. N 71, действуют.

Как указано в п.6.26 приказа, в случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело.

Для документов со сроком хранения не более 10 лет составление описи и подшивания не требуется. Порядок размещения документов в деле Правилами не установлен, организация определяет это самостоятельно своим приказом.

Принцип диспозитивности (что не запрещено- разрешено) в архивном деле не действует, он не предусмотрен законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Организация вправе уничтожить документы временного хранения сроком до 10 лет после проведения экспертизы их ценности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается (п.6 ст.6 закона 125-ФЗ).

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения в соответствии с пунктами 7.17-7.21 Правил делопроизводства (п.7.3 приказа N 71).

Согласно основным нормативным документам, включая "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 г. №77) документы временного (до 10 лет включительно) хранения не подлежат сдаче в архив организации. Они могут храниться непосредственно в структурных подразделениях организации.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению (подшивка, нумерация листов, составление внутренней описи и заверительной надписи).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить без подшивки, нумерации листов и составления внутренней описи (п. 222 Приказа № 77).

Принцип "что не запрещено, то разрешено" здесь действует. Законодательство прямо не требует полного оформления для временных дел.

Общие правила делопроизводства рекомендуют хронологический или логический порядок (входящий документ, затем исходящий ответ на него). Это облегчает последующий поиск информации и понимание контекста.

Формирование дела в обратном порядке (ответ -> запрос) не будет являться критическим нарушением, если это внутреннее правило организации и оно закреплено в вашей инструкции по делопроизводству. Главное, чтобы система поиска работала эффективно для ваших нужд. Нарушением это станет, если ваш внутренний регламент предписывает другой порядок.

В Приказе № 77 (п. 182) дано определение гибридного дела как дела, состоящего из документов на различных носителях.

В соответствии с п. 209 Приказа № 77, учет электронных документов (в том числе в составе гибридного дела) ведется путем составления описей электронных дел, документов. Опись составляется по утвержденной форме.

Опись нужна не только для передачи в архив, но и для внутреннего учета, систематизации и последующего уничтожения дел по истечении срока хранения.

По истечении установленных сроков хранения (до 10 лет), дела подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт утверждается руководителем организации. Процедура уничтожения должна обеспечивать невозможность восстановления информации (например, шредирование бумаг, безвозвратное удаление электронных документов, размагничивание носителей).

Приказ Федерального архивного агентств от 22 мая 2019 года N 71 Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления является действующим. Но действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Здравствуйте, Евгений.

В интернете много что пишут, всякого бреда с помощью ИИ.

______

На сегодняшний день действует Приказ Росархива от 31.07.2023 №77, который определяет, что документы со сроком хранения до 10 лет не подлежат сдаче в архив и могут храниться в подразделении организации, оформившем их.

_______

Требования к формированию дел таких документов (включая отсутствие обязательной подшивки, нумерации листов и порядка вложения «запрос-ответ» или наоборот) прямо не установлены законом, поэтому допускается любой удобный для организации способ, если это не противоречит внутренним регламентам и обеспечивает сохранность документов. Принцип «разрешено всё, что не запрещено» здесь применим.

_______

Для гибридных дел, если они не передаются в архив, составление описи электронного дела не требуется. По истечении срока хранения организация вправе уничтожить документы, составив соответствующий акт, способ уничтожения выбирает сама, обеспечив невозможность восстановления информации. Приказ Росархива от 22.05.2019 №71 также действует, его положения актуальны

С уважением

Документы со сроком хранения до 10 лет действительно можно хранить непосредственно в структурных подразделениях организации, не передавая в архив. Порядок формирования дел не регламентирован жёстко правилами архива, поэтому отсутствие прямой нормы позволяет оформлять документы удобным способом. Однако важно учитывать внутренние правила документооборота Вашей организации, поскольку они могут устанавливать определённые стандарты оформления дел.

Вопрос последовательности расположения документов («сперва запрос, потом ответ») формально не закреплён законодательно, поэтому формирование документов таким образом, каким удобно именно Вам, вполне допустимо, если это соответствует внутренним правилам организации.

По поводу описи электронного дела: если документы хранятся исключительно внутри организации и не подлежат передаче в государственный архив, составление отдельной описи необязательно. Вместе с тем, наличие описи облегчает дальнейшую работу с документами и упрощает процесс их учета и последующего уничтожения.

Организация имеет право самостоятельно уничтожать документы по истечении установленного срока хранения. Для этого оформляется акт об уничтожении документов, утверждаемый руководителем организации. Уничтожение осуществляется путём механического измельчения бумаги или специализированной обработки цифровых файлов (при уничтожении электронных документов рекомендуется использование сертифицированных программных продуктов для гарантированного удаления данных).

Что касается приказа Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. №71, то на настоящий момент он утратил силу с принятием нового приказа Росархива от 31 июля 2023 г. №77, который заменил ранее действовавшие положения. Поэтому теперь следует руководствоваться именно новым приказом.

Здравствуйте Евгений!

В настоящее время для формирования как электронного, так и бумажного архивов применяется Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях" normativ.kontur.ru

Ваш вопрос в нем регламентирован Разделами X. Организация комплектования, хранения и учета электронных архивных документов

XI. Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив

Вы можете ознакомится с этим документом самостоятельно. Дублировать прописанную технологию в ответе юриста смысла не имеет

Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года N 71 Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления действует docs.cntd.ru