Причины задержки уведомления отдела кадров о смене паспорта в связи с замужеством и возможные пути избежать наказания

Добрый день! Объяснительная пишется в простой письменной форме, излагайте все обстоятельства дела, ссылайтесь на нормы действующего законодательства.

Здравствуйте! Законодательством не предусмотрена обязанность работника своевременно уведомлять работодателя об изменении своих персональных данных.

Обоснование: Персональные данные работника содержатся в трех основных документах: трудовой книжке, личной карточке работника, трудовом договоре.

Личная карточка работника (форма N Т-2). В соответствии с п. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Следовательно, прежние сведения необходимо зачеркнуть одной чертой и сверху или рядом с соответствующей графой поместить новые данные и заверить подписью работника кадровой службы.

Трудовой договор. Законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника. Однако такие изменения рекомендуется отражать в дополнительном соглашении к трудовому договору. Формулировка может быть следующей: "В связи с изменением персональных данных работника стороны определили, что трудовой договор заключен с (Ф.И.О. работника) в соответствии с паспортом серии 12 34 N 567890, выдан 01.01.2015 ОВД района г. Москвы".

Трудовая книжка. В соответствии с п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Правила), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Согласно п. 26 Правил изменение данных записей производится работодателем по последнему месту. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежние данные и записываются новые.

Законодатель не предусматривает внесение данных о серии и номере паспорта работника в трудовую книжку.