Как восстановить трудовую книжку и посчитать стаж для оплаты больничного листа на основе архивных справок?

При приеме на работу сотрудник вместо бумажной трудовой книжки предоставляет работодателю форму СТД-Р, выписку из электронной версии. Сведения оттуда работодатель заносит в свою учетную систему. На основе этих данных рассчитываются больничные и стаж.

Основным документом, используемым для подтверждения стажа работника, является трудовая книжка. Но она подтверждает лишь трудовой стаж, но не страховой стаж, который используется для расчета пособий по нетрудоспособности.

При этом в Правилах подсчета и подтверждения страхового стажа уже предусмотренатальтернатива трудовым книжкам — это письменные трудовые договоры, заключаемые в обязательном порядке со всеми работниками. Кроме того, страховой стаж может быть подтвержден различными справками с работы, выписками из приказов, ведомостями на выдачу заработной платы и другими документами, подтверждающими оплату страховых взносов на социальное страхование.

Пока официальных разъяснений на эту тему нет.

Как вариант, подтвердить можно трудовыми договорами, которые предоставит работник.

Кроме этого, можно подтвердить документами ФСС:-за период до 1 января 1991 года - документом финансовых органов или справками архивных учреждений об уплате платежей на социальное страхование;-за период с 1 января 1991 года по 31 декабря 2000 года, а также за период после 1 января 2003 года - документом территориального органа Фонда социального страхования Российской Федерации об уплате платежей на социальное страхование.

Страховой стаж могут подтвердить также справки с прежних мест работы, выписки из приказов,

трудовые договоры, оформленные по правилам, действующим на день их заключения.

Москвичам старше 65 лет рекомендовано оставаться дома из-за COVID-19

Первые шаги по восстановлению трудовой книжки зависят от количества стажа, мест работы и их статуса - к примеру, предприятие или организация к этому моменту могут быть ликвидированы.

Также имеет значение, по чьей вине документ был утерян. В случае, если за это ответственен работодатель - оформлением трудовой книжки будет заниматься отдел кадров.

Для того, чтобы избежать проблем при восстановлении, можно запросить копию документа на нынешнем месте работы (в таком случае процесс оформления займет меньше времени).

Важно: копия должна быть заверена печатью организации.

Также можно обратиться в специальные компании, занимающиеся восстановлением трудовых книжек (цена услуги будет отличаться в зависимости от сложности оформления).

В случае если документ испорчен (помят или порван), но не утерян, сотрудник отдела кадров может перенести все записи в дубликат, при этом в трудовой книжке будут отсутствовать подписи и печати с предыдущих мест работы (но, несмотря на это, содержимое все равно будет считать действительным).

Самостоятельная покупка трудовых книжек незаконна.

Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №223 "О трудовых книжках", в ситуации, когда трудовая книжка была утеряна работодателем (к примеру, при переезде компании или пожаре), восстановлением документа будет заниматься организация.

Для того чтобы процесс был официальным, работнику необходимо составить заявление об утере документа (находится в открытых источниках) и передать его в отдел кадров по последнему месту работы лично или по почте с уведомлением о вручении.

Если у сотрудника имеется копия трудовой книжки (или сам документ, в случае если он испорчен), ее также необходимо приложить к заявлению.

Время получения дубликата составляет 15 дней с момента обращения (31 статья постановления "О трудовых книжках"), поэтому рекомендуется составить 2 экземпляра заявления, на одном из которых впоследствии ставится отметка о вручении (при отправке почтой первым будет считаться день получения письма).

Важно: финансовые затраты при восстановлении трудовой книжки ложатся на плечи работодателя.

В случае отказа, сотрудник может подать на предприятие в суд.

Самостоятельное восстановление трудовой книжки

В случае, если трудовая книжка была утеряна сотрудником, он должен восстановить ее самостоятельно, поэтому в первую очередь рекомендуется составить список предыдущих мест работы и обзвонить их на предмет функционирования (к этому моменту некоторые компании уже могут быть ликвидированы).

После этого сотрудник должен обратиться в каждую из них и получить сведения, касательно своего стажа работы, должности и т.д. Данная информация выдается в виде справок, заверенных печатью организации.

Далее в зависимости от статуса человека (работает, безработный или выходящий на пенсию) необходимо написать заявление и подать его либо нынешнему работодателю, либо прошлому.

Важно: при наличии заверенной копии восстановление занимает несколько дней, так как сотрудник отдела кадров должен будет всего лишь перенести старые записи в новый документ.

К заявлению также можно приложить документы, находящиеся у работника на руках, к примеру:

Трудовые договора

Приказы об увольнении

Ведомости на выдачу зарплаты

Приказы о назначении на должность

Также сотрудник может обратиться к работодателю для того, чтобы получить помощь по оформлению трудовой книжки, но такая обязанность за ним не закреплена и возможный отказ будет правомерен.

Восстановление через ПФР

Если какие-либо из предыдущих мест работы были ликвидированы, для восстановления информации о трудовом стаже можно обратиться в Пенсионный фонд России.

Для этого сотруднику необходимо подать лично или по почте (с уведомлением о вручении) запрос о получении справки по форме С 3 В-К.

Документ содержит в себе следующие сведения:

Страховой номер

Ф.И.О. и дату рождения работника

Вид деятельности:

Начало периода

Конец периода

Территориальные условия

Особые условия

Исчисляемый трудовой стаж

Выслуга лет

Данная информация предоставляется по каждому месту работы, зарегистрированному в Пенсионном фонде.

Срок подготовки документа составляет 10 дней. Услуга предоставляется бесплатно.

Время восстановления трудовой книжки зависит от количества мест, в которых сотрудник работал, а также от того, были они ликвидированы или нет. В таком случае, сотрудник должен будет самостоятельно подавать запросы в архивы, поэтому оформление может затянуться на неопределенный срок.

Если человек работал только в Москве, для получения справки необходимо обратиться в Центральный государственный архив города Москвы (ГБУ "ЦГА Москвы"). Для поиска архивов других городов можно воспользоваться официальным порталом.

Запрос подается лично через офис "Мои документы" или через портал госуслуг (бланк заявления находится в открытых источниках).

При себе нужно иметь только паспорт (при наличии дополнительных документов, к примеру, трудового договора, их также можно приложить).

Также необходимо предоставить информацию о названии предприятий и сроках работы. В случае точного указания года, дня и месяца начала и окончания, срок выдачи справки будет составлять 11 дней. Во всех остальных случаях - не больше 20.

Восстановление через суд

В случае, если два первых варианта восстановления трудовой книжки не дали результатов, сотрудник может обратиться в суд, который, в свою очередь, будет заниматься восстановлением документов.

Так как у судебных сотрудников полномочий больше, чем у физических лиц, они могут получить доступ к закрытым или засекреченным архивам и материалам в них. Также по запросу суда документы выдаются гораздо быстрее, нежели чем по запросу юридического лица.

Если никакой информации найти не удалось, можно привлечь в качестве свидетелей людей, с которыми сотрудник работал. В данном случае показания двух человек могут считаться достаточным основанием для внесения записи в трудовую книжку.

Дубликат трудовой книжки является официальным документом и ничем не отличается от оригинала (на титульный лист ставится соответствующий штамп).

В соответствии с пунктом "б" 32 статьи постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №223 "О трудовых книжках" общий стаж записывается как суммарное количество лет, месяцев и дней работы (без уточнения предприятий, должностей и сроков).

Затем документ заполняется по графам в соответствии с предоставленной информацией:

Номер записи

Дата приема на работу/дата увольнения

Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Также отдельно вносятся записи о награждениях.

Важно: если трудовую книжку оформляет нынешний работодатель, дубликат будет выдан сотруднику только после увольнения.