Как доказать свои расходы по ГСМ и избежать взыскания недостачи из зарплаты водителя-дальнобойщика на цементовозе с прицепом?

Согласно Инструкции Минтранса расходы на топливо для автотранспортных средств учитываются в пределах норм, утверждаемых Минтрансом, что указывается в учетной политике организации. Об этом говорится в п. 40 разд. 3 данной Инструкции (Инструкция по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте, утв. Приказом Минтранса России от 24.06.2003 N 153).

Нормы введены в действие 14.03.2008 - в Методических рекомендациях "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте". Они предназначались для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории России (п. 1 Рекомендаций) (Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р). В отношении тех автомобилей, для которых нормы расхода ГСМ не утверждены, налогоплательщику рекомендуется руководствоваться технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Основным оправдательным документом, на основании которого производится списание бензина, является путевой лист, типовые формы которого по видам автомобилей утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (далее - Постановление N 78). В путевом листе указываются номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, его марка, цель поездки, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. На основании этих данных определяется фактический расход на горюче-смазочные материалы по конкретному автомобилю.

Для признания расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли необходимо также наличие чеков АЗС (документов, подтверждающих факт оплаты ГСМ).