Спор о приеме гражданки Украины с отметкой о разрешении временного проживания на белом листе бумаги формата А 4 - поиск официального документа

К нам в организацию обратилась гражданка Украины из Луганской области по вопросу ее трудоустройства. При рассмотрении документов выяснилось, что отметка о разрешении на временное проживание стоит не в паспорте, а на белом листе бумаги формата А 4. Законодательством это не предусмотрено, разрешается только, если удостоверение личности в виде пластиковой карты, либо это свидетельство о рождении. Я извинилась, сказала, что штамп РВП должен стоять в удостоверении личности, поэтому принять на работу, к сожалению, не могу. Гражданка пожаловалась в Прокуратуру. Пришло представление на имя моего начальника о том, чтобы меня привлекли к дисциплинарной ответственности за отказ в приеме, за нарушение какого-то разъяснения ФМС, о существовании которого я не знаю, это разъяснение не опубликовано и, как потом выяснилось - это внутренний документ ФМС. Вторым пунктом обязали принять гражданку на работу. Мы не возражаем принять ее, но в главном офисе ее не согласуют из-за данной Отметки РВП на бумаге ф.А 4. Руководство собирается обжаловать данное Представление, т. к. считают, что я действовала правильно. Есть ли доступный официальный документ, в котором указано, что можно принимать иностранных граждан с отметкой о разрешении временного проживания на белом листе бумаги формата А 4?