Сотрудники паспортного стола и начальник ЖКХ пытаются подписать документы от имени соседей - могут ли они это делать?

Ну вообще-то незаконные их действия. Паспортный стол это не полиция, таких полномочий у них нет, тем более у начальника УК, смешно просто. Обратитесь с жалобой и узнайте, на каком основании они собирают документы. За превышение своих полномочий их можно взгреть.

Соседи молодцы, только полиция может входить в дом, у них таких полномочий нет. Урегулируйте вопрос в досудебном порядке через Прокуратуру или Администрацию поселения/города.

Предоставьте им документы о собственности, справку о регистрации с места вашего жительства и по месту нахождения квартиры. Если приборов учёта не стоит в квартире на воду, то и ходят. Чтобы выявить фактическое проживание людей, чтобы по нормативу насчитывать. Если стоят приборы учёта в квартире, то у вас могут проживать хоть 20-ть человек, но вы обязаны ежемесячно передавать показания приборов учёта.

На действия сотрудников миграционной службы подавайте жалобу руководству или в МВД РФ по региону.

Изучаем - Постановление Правительства РФ от 06.05.2011 N 354 (ред. от 27.03.2018) "О предоставлении коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов" (вместе с "Правилами предоставления коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов"): п.п.32, 56 (1) и т.д.

А как составить жалобу? Куда? и как правильно её написать? Помогите.