Как составить и отправить заявление от истца о рассмотрении дела в его отсутствии и какие документы нужно предоставить для подтверждения требований?

Судебное разбирательство перенесли из. г. Липецка в г. Воронеж как пояснили по месту нахождения ответчика. Пришло определение по почте из воронежского суда о назначении даты и времени судебного рассмотрения. Поехать к сожалению не можем, нам подсказали что, можно написать заявление от истца о том что, просим рассмотреть дело в его отсутствии. В какой форме подскажите пожалуйста, должно быть это письмо? Нужно ли его заверять нотариально? Какие причины можно указать? И как отправить это письмо, почтой? И если оно придет с опозданием то, в этом случае будет ли вина истца? Дальше, в определении указано следующее:-истцу предоставить подлинники приложенных к исковому заявлению документов а, так же доказательства подтверждающие заявленных требований а, именно: 1)факт отсутствия между сторонами кредитного договора заключенного в письменной форме (ЧТО ЭТО ЕЩЕ ЗА ФАКТ ТАКОЙ, непонятно вообще. Договора не было вообще! И как это подтвердить отсутствие этого факта? 2) факт неосновательного использования ответчиком денежных средств истца. Тут тоже непонятно какими документами это нужно подтверждать. Все возможные документы-оригиналы были приложены уже к исковому заявлению по сути только выписка из банка с движением всех денежных средств и больше в принципе и нету никаких. Очень надеемся на вашу помощь! Спасибо.